Telefonun çağırması hələ əlaqənin qurulması demək deyil. Müştəri satış şöbəsini axtarırsa, onun texniki dəstək əməkdaşına düşməsi əlavə gözləmə və təkrar izah deməkdir. Zəng başqa masaya ötürülərkən itirsə, şirkət potensial sifarişi də itirə bilər. Telefon rabitəsinin keyfiyyəti məhz bu görünməyən keçidlərdə üzə çıxır: müraciət hara gedir, kim cavab verir və cavab olmadıqda nə baş verir?
Korporativ PBX sistemləri zəngi necə idarə edir?
PBX müəssisənin daxili telefon şəbəkəsini idarə edən telefon stansiyasıdır. O, əməkdaşlar arasında daxili zəngləri təşkil edir, xarici zəngləri qəbul edir və müəyyənləşdirilmiş qaydalar əsasında yönləndirir. Beləliklə, ayrı telefonlar şirkətin vahid rabitə strukturunun hissəsinə çevrilir.
Korporativ PBX sistemləri üçün əsas məsələ telefon aparatlarının sayı deyil, zənglərin məntiqidir. Müştərinin hansı nömrəni yığması, iş saatları, seçdiyi şöbə və əməkdaşın əlçatanlığı fərqli marşrutları işə sala bilər. Düzgün qurulmuş ssenari zəngi təsadüfi masaya deyil, müraciəti həll edə biləcək ünvana çatdırır.
Bir zəngin şirkət daxilində səyahəti
Təsəvvür edin ki, müştəri şirkətə zəng edir və qısa səsli menyu eşidir. Satış üçün birinci, texniki dəstək üçün ikinci düyməni seçir. IVR adlanan bu menyu müraciətin ilkin istiqamətini müəyyənləşdirir. Burada uzun təqdimatdan çox, aydın seçimlər faydalıdır.
Satış seçildikdə sistem zəngi müvafiq qrupa ötürür. Konfiqurasiyadan asılı olaraq telefonlar eyni anda və ya ardıcıllıqla çala bilər. Bütün əməkdaşlar məşğuldursa, müraciət növbəyə daxil olur. Gözləmə həddi keçildikdə isə alternativ nömrəyə yönləndirmə və ya səsli mesaj ssenarisi tətbiq edilə bilər.
İş vaxtından sonra eyni zəng fərqli qarşılanmalıdır. Müştəri boş ofisdə çalan telefon əvəzinə iş qrafiki barədə məlumat ala bilər. Növbətçi xidmət varsa, müraciət həmin komandaya ötürülür. Bu kiçik qaydalar şirkətin əlçatanlığı haqqında təəssüratı formalaşdırır.
Daxili nömrə ilə xarici xətt eyni deyil
Layihələndirmədə tez-tez qarışdırılan iki anlayış var: daxili nömrələrin sayı və eyni vaxtda aparılan xarici danışıqların sayı. Əlli əməkdaşı olan şirkətin mütləq əlli paralel xarici zəngə ehtiyacı yoxdur. Digər tərəfdən, kiçik satış komandasında belə intensiv zəng yükü yarana bilər.
Daxili nömrə konkret əməkdaşı və ya funksiyanı müəyyənləşdirir. Xarici danışıq tutumu isə operator bağlantısı, sistem resursları və lisenziya şərtləri ilə əlaqəlidir. Buna görə ehtiyac yalnız işçi siyahısına baxılaraq hesablanmamalıdır. Pik saatlardakı zəng axını da ölçülməlidir.
Müasir IP PBX quruluşunda operatorla əlaqə SIP trunk vasitəsilə təşkil oluna bilər. Bu bağlantının uyğunluğu, paralel zəng tutumu və nömrələmə şərtləri operatorla əvvəlcədən dəqiqləşdirilməlidir. Mövcud analoq cihazlar saxlanılacaqsa, uyğun şlüz ehtiyacı ayrıca qiymətləndirilir.
Ən bahalı səhv nasazlıq ssenarisini düşünməməkdir
Telefon sistemi normal gündə işləyə bilər. Əsl yoxlama elektrik kəsildikdə, operator bağlantısı dayandıqda və ya əsas server əlçatmaz olduqda başlayır. Belə hallarda zənglərin necə qarşılanacağı əvvəlcədən müəyyən edilməlidir.
Ehtiyat enerji mənbəyi, alternativ bağlantı və bərpa planı müxtəlif problemləri həll edir. Məsələn, ikinci internet xətti telefon stansiyasının enerji təminatını əvəz etmir. Ehtiyat nüsxənin mövcudluğu da onun uğurla bərpa olunacağına avtomatik zəmanət vermir. Seçilmiş arxitekturaya uyğun sınaqlar aparılmalıdır.
Təhlükəsizlik tərəfdə isə icazəsiz xarici zənglər ayrıca riskdir. Beynəlxalq istiqamətlərə çıxışın məhdudlaşdırılması, güclü hesab məlumatları, idarəetmə panelinə nəzarətli giriş və qeyri-adi zəng aktivliyi barədə bildirişlər nəzərdən keçirilməlidir.
Keçid zamanı nömrələrin saxlanması da diqqətdən kənarda qalmamalıdır. Mövcud nömrənin yeni quruluşda istifadəsi operatorun imkanlarından və xidmət şərtlərindən asılıdır. Dəyişiklikdən əvvəl sınaq zəngləri aparmaq, şöbələrin daxili nömrələrini yoxlamaq və əməkdaşlara istifadə təlimatı vermək vacibdir. Köhnə sistemin dayandırılması isə yeni ssenarilər təsdiqləndikdən sonra planlaşdırılmalıdır. Bu hazırlıq müştərilərin tanıdığı əlaqə nömrələrinin istifadəsini mümkün olduqda qorumağa, komandanın isə yeni qaydalara daha rahat uyğunlaşmasına kömək edir. Nəticədə keçid gündəlik xidmətin davamlılığı nəzərə alınaraq mərhələli şəkildə həyata keçirilir.
Hesabatda zəng sayı qədər səbəblər də vacibdir
Gün ərzində yüz zəngin daxil olması təkbaşına xidmətin keyfiyyətini göstərmir. Onlardan neçəsi cavablandırılıb? Müştərilər hansı növbədə daha çox gözləyib? Hansı saatlarda müraciətlər cavabsız qalıb? Seçilən platformanın hesabat imkanları bu suallara cavab tapmağa kömək edə bilər.
Məsələn, nahar saatlarında cavabsız zənglər artırsa, ilk addım əlavə avadanlıq almaq olmaya bilər. Növbə bölgüsünü və yönləndirmə qaydasını dəyişmək daha uyğun həll ola bilər. Texniki məlumatın dəyəri onun gündəlik qərara çevrilməsindədir.
Telefon sisteminizi iş prosesinizə uyğunlaşdırın
Bizimlə əlaqə saxlayın, mövcud telefon infrastrukturunuzu və zəng ssenarilərinizi birlikdə qiymətləndirək. Komandanızın iş rejiminə, filial strukturuna və gözlənilən zəng yükünə uyğun PBX həllinin planlaşdırılması üçün müraciət edin.
DAHA ÇOXUNA BAX: Vahid kommunikasiya həlləri ilə çevik iş mühiti